같은 파일이 여러 개라면 무엇을 지울까? PC 중복 파일 정리 기준
다운로드나 복사를 반복하다 보면 파일 (1), 파일 (2), 복사본처럼 비슷한 이름의 파일이 쌓인다. 이름만 보고 하나를 남기기보다 파일 위치, 수정 날짜, 크기, 실제 내용을 차례로 확인하면 필요한 파일을 잘못 지울 가능성을 줄일 수 있다.
PC를 오래 쓰다 보면 같은 이름의 파일이 여러 곳에서 발견된다. 이메일 첨부파일을 다시 내려받거나 다른 폴더로 복사하면서 생기기도 하고, 문서를 수정한 뒤 이름을 바꿔 저장하면서 비슷한 파일이 늘어나기도 한다.
문제는 어느 것이 중복인지 이름만으로 판단하기 어렵다는 점이다. 이름이 같아도 내용이 다를 수 있고, 이름이 달라도 실제 내용은 같을 수 있다. 그래서 중복 파일 정리는 삭제보다 비교가 먼저다.
먼저 파일이 있는 위치를 확인한다
`보고서.pdf`와 `보고서 (1).pdf`가 있다고 해서 뒤의 파일을 바로 지울 필요는 없다. 다운로드 폴더에 있는 파일인지, 작업 폴더에 있는 파일인지부터 확인한다. 같은 파일을 여러 번 내려받았다면 다운로드 폴더에 번호가 붙은 복사본이 생길 수 있다.
반대로 서로 다른 프로젝트 폴더에 같은 이름의 문서가 있다면 상황이 달라진다. 이름만 같을 뿐 내용이 다른 자료일 수 있다. 폴더 위치가 다른 파일은 바로 중복으로 판단하지 않는 편이 안전하다.
수정 날짜와 파일 크기를 함께 비교한다
위치 다음에는 수정 날짜와 파일 크기를 본다. 파일 탐색기를 자세히 보기로 바꾸면 이름과 함께 수정한 날짜, 유형, 크기를 비교하기 편하다. 두 파일의 이름뿐 아니라 크기와 날짜까지 같다면 같은 파일인지 확인할 단서가 늘어난다.
그래도 이것만으로 삭제를 결정할 필요는 없다. 문서라면 직접 열어 마지막 수정 내용이 들어 있는지 확인하는 편이 낫다. 특히 계약서, 신청서, 업무 문서처럼 나중에 다시 사용할 자료는 최신 날짜만 보고 이전 파일을 전부 삭제하면 곤란해질 수 있다.
파일 이름 → 저장 위치 → 수정 날짜 → 파일 크기 → 실제 내용 순으로 확인하면 이름만 보고 삭제하는 실수를 줄일 수 있다.
파일 (1), 파일 (2)는 왜 생길까?
브라우저에서 같은 파일을 여러 번 다운로드하면 기존 파일을 덮어쓰지 않고 이름 뒤에 `(1)`, `(2)`처럼 번호를 붙여 저장하는 경우가 있다. 이런 파일은 중복일 가능성이 있지만 번호가 붙었다는 이유만으로 내용까지 같다고 단정할 수는 없다.
예를 들어 같은 사이트에서 수정된 문서를 다시 내려받았다면 이름은 비슷해도 내용이 바뀌었을 수 있다. 다운로드 시점과 크기를 확인하고 필요한 경우 직접 열어본 뒤 남길 파일을 정하는 편이 낫다.
남길 파일을 정했다면 기준 파일 하나를 만든다
내용이 같은 파일이라는 것을 확인했다면 어느 위치의 파일을 계속 사용할지 정한다. 작업 중인 자료라면 사용하는 폴더에 하나를 남기고, 다운로드 과정에서 생긴 불필요한 복사본은 정리할 수 있다.
내용이 조금씩 다른 문서라면 중복 파일이 아니라 버전 파일에 가깝다. 이 경우 무조건 하나만 남기기보다 `v1`, `v2`처럼 버전을 구분하거나 최종본과 보관본을 나누는 방법이 더 적합하다. 중복 정리와 버전 관리를 같은 작업으로 생각하지 않는 것이 좋다.
두 파일 중 어느 것이 필요한지 판단하기 어렵다면 즉시 삭제하지 말고 별도의 보류 폴더로 옮겨두는 방법도 있다. 일정 기간 사용하지 않았다는 것을 확인한 뒤 다시 판단할 수 있다.
중복 파일은 개수보다 확인 순서가 중요하다
PC에서 비슷한 파일을 발견했을 때 `(1)`이나 `복사본`이라는 이름만 보고 삭제하면 필요한 자료까지 지울 수 있다. 저장 위치와 수정 날짜, 파일 크기를 비교하고 마지막에는 실제 내용을 확인하는 편이 안전하다.
같은 파일이라면 사용할 기준 파일 하나를 정하고 불필요한 복사본을 줄인다. 내용이 다르다면 중복 파일로 취급하지 않고 버전으로 관리한다. 이 기준만 정해도 다운로드 폴더와 문서 폴더에 비슷한 파일이 계속 늘어나는 상황을 줄일 수 있다.